Die Software-Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung
Mit REDDOXX MailDepot ist jede E-Mail nur zwei Mausklicks entfernt. Das leistungsfähige, volltextindizierte System durchsucht in Sekundenschnelle Ihre E-Mails und alle textlich orientierten Anhänge (z.B. Word oder PDF).
Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. Alle E-Mails werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert. Das MailDepot erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, die bereits seit Jahren verbindlich gelten.
Unterstützte Mailserver
- MS-Exchange ® ab der Version 2003
- Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
- OX – Open Xchange
- Postfix
- Microsoft 365 (ehemals Office 365)
- Hosted Exchange ®
- Tobit David V 8.0 oder höher
- Kerio
- Kolab
- Novell GroupWise ab Version 8.4
- Weitere Mailserver werden unterstützt
Data Lifecycle Management Funktionen
- Hierarchisches Speichermanagement
- Gesonderte Speicherung großer E-Mails auf alternativen Storages
- Versiegeln von Archivcontainern (Read only)
- Inhaltsabhängiges Verschieben & Kopieren von archivierten Mails
- Inhaltsabhängige Übergabe der archivierten E-Mails inkl. der Metadaten an DMS/CRM etc.
- Kontinuierliches Backup (Datenspiegelung)
Benutzerverwaltung & Verzeichnisdienste
- Lokale Datenbank
- Active Directory
- Open LDAP
- Lotus Notes
- Novell NetWare (E-Directory)
- Automatische Synchronisation der
Mailkonten aus dem Verzeichnisdienst
Benutzer-Interface
- Outlook Integration (Add-In)
- Webinterface
- Windows-Programm
- iPhone / iPad App
- Android Phone / Tablet App
Zugriffsberechtigung
- Automatische Replikation aus dem Active-Directory
- Anwender kann Vertreterrechte vergeben
- Regelbasierte Vergabe von Vertreterrechten mit Gruppenfunktion (z.B. für abteilungsweiten Zugriff)
- Automatische Bildung von Facharchiven mit gruppen- bzw. anwenderspezifischen Zugriffsrechten
- Auditfunktion mit Vieraugenprinzip
Nacharchivierung
- MS Outlook® ab der Version 2003 (Add-In notwendig)
- MS-Exchange ® ab der Version 2003
- Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
- Microsoft 365 (ehemals Office 365)
- IMAP / POP3
- MS Outlook Archive (PST-Dateien)
- Novell GroupWise ab Version 8.4
Suchfunktionen
- Volltextsuche in den E-Mails und allen Texten der Anhänge
- Kombinierte Suche
- Schnellauswahl von Suchfeldern und Feldkombinationen
- Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
- Direkte Weiterbearbeitung in MS Outlook® (Add-In notwendig)
- Stellvertreterfunktion
- Suchergebnis mit Darstellung des E-Mail-Verlaufs
- Kennzeichnung ein- und ausgehender Mails im Suchergebnis
- Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
- Mehrfachoperation im Suchergebnis über Kontextmenü, z.B. Zustellen, Weiterleiten/Öffnen
- E-Mail-Historie mit verbindlichen Zeitstempeln
Compliance Funktionen
- Auditoren-Zugriff mit auswertbarem Zugriffs-Log
- Auditoren-Zugriff gesichert über Vieraugenprinzip
- Inhaltsabhängiger Audit für den revisionsorientierten Zugriff
- Offline-Audit (ohne Appliance), geeignet für die Außenrevision
- Revisionssicheres Logging (Compliance Log)
- Datenschutzkonformer Umgang mit sensiblen Daten einstellbar (Compliance-Framework)
- Manipulationssichere Aufbewahrungszeiten einstellbar
- Verbindlicher Nachweis des Empfangs- bzw. Versende-Zeitpunkts
- Revisionssichere und verschlüsselte Speicherung
- Regelbasierte Archivausschlüsse (Absender, Empfänger, Betreff, Größe)
Archiv-Speicher
- Selbsttragendes E-Mail-Archiv, Suchindex und Zugriffsrechte liegen im Archivcontainer
- Keine Größenlimitierung
- Volltext-Indizierung des gesamten E-Mail-Inhalts inkl. aller Anhänge mit Textinhalt Deduplizierung / Single Instancing, jede E-Mail wird nur einmal pro Archiv gespeichert
- Echtzeitkompression bei der Speicherung
- Verschlüsselte Speicherung der Daten
- Zusätzliche Signierung bei der Speicherung des E-Mails (Revisionssicherheit)
- Zusatzverschlüsselung (AES) mit individuellem Passwort möglich
- Offline-Verwendung der Archive: Suche, Lesen und Export auch ohne Appliance möglich
- Archivierung aller Metadaten und Zeitstempel
- Frei wählbare Chunksize (maximale Größe der Datendateien, ab der der Split erfolgt)
- Multiple Archive
- Hierarchisches Speichermanagement
- Individuelle Aufbewahrungszeiten pro Archiv einstellbar